Saison du renouveau, le printemps est le moment idéal pour nettoyer, organiser et désencombrer son espace. Et si on associe le ménage du printemps au récurage de la salle de bain et au déblocage des drains, le ménage du printemps au bureau à la maison est tout aussi important !
C’est toujours une bonne idée de vous donner le temps et l’occasion de désencombrer et d’organiser votre espace de travail. L’une des excuses pour ne pas le faire est le manque de temps. Mais, en prenant le temps de faire un peu de ménage au bureau à la maison, ce printemps, tout le monde se sentira à l’aise et productif.
Continuez à lire pour savoir comment entreprendre au mieux le ménage du printemps de votre bureau à la maison. Vous manifesterez ainsi l’attention et le professionnalisme que vous accordez à votre lieu de travail.
Organisez votre bureau
L’une des premières mesures que vous voudrez prendre est de désencombrer et de nettoyer votre bureau. Selon une enquête OfficeMax (référence en anglais), 77 % des membres du personnel estiment que l’encombrement de leur espace de travail a un impact négatif sur leur productivité.
Non seulement un lieu de travail désordonné et désorganisé peut constituer une distraction négative, mais il peut aussi créer une mauvaise impression aux visiteurs, aux clients potentiels et à votre personnel. Une étude récente de l’Université du Michigan (référence en anglais) révèle que les personnes dont le bureau est en désordre sont souvent considérées comme ayant des traits de personnalité négatifs et sont jugées moins agréables. Pour éviter ce genre d’image négative, faites en sorte que votre bureau soit bien organisé et qu’il donne un aspect professionnel. N’oubliez pas que les gens peuvent voir votre bureau à la maison durant les vidéoconférences.
Enlevez les vieux papillons (post-it) et notes et, surtout, ramassez les déchets que vous avez pu laisser traîner, comme les canettes vides ou les emballages de nourriture. Un bureau mal organisé est une chose, mais un bureau sale couvert d’ordures envoie un message négatif à votre entourage.
Débarrassez-vous des objets qui ne fonctionnent pas et ne peuvent pas être réparés, comme les stylos cassés ou vides. Donnez ou stockez tout ce que vous n’utilisez pas régulièrement ou que vous possédez en double, comme les barres d’alimentation, les agrafeuses, etc.
Une fois votre bureau débarrassé des objets inutiles et des objets en double, vous pourrez commencer à vous attaquer à votre paperasse.
Investissez dans un système de classement pour gérer votre paperasse
Si vous ne disposez pas encore d’un classeur, il est temps d’en obtenir un. Les caissons mobiles sont petits et faciles à déplacer, ce qui en fait l’option idéale pour tout espace de travail.
Certains classeurs sont équipés de huches pour doubler l’espace de rangement et vous aider à garder vos documents en ordre.
Une fois que vous avez un classeur, il est important d’en assurer la bonne organisation. Ne conservez que les documents dont votre entreprise a besoin pour bien fonctionner. Les anciens dossiers à conserver à des fins fiscales peuvent être stockés ailleurs. Il est préférable de les ranger dans des boîtes et de les mettre dans une salle de fournitures ou au sous-sol où ils resteront en sécurité, mais à l’écart.
Recyclez tous les documents qui ne sont plus utiles ou pertinents. Si vous avez des documents sensibles dont vous ne vous sentez pas à l’aise de vous débarrasser, essayez de les déchiqueter. Une déchiqueteuse peut facilement traiter une grande quantité de documents.
Éliminer les piles de documents et les dossiers éparpillés dans votre espace de travail est crucial pour faire le ménage du printemps au bureau à la maison. Ce sera comme une bouffée d’air frais.
Essayez le désengorgement numérique
Maintenant que vous avez mis de l’ordre dans vos documents et papiers importants, il est temps de vous attaquer à vos fichiers numériques. Vous avez probablement des tonnes de fichiers numériques, sans doute trop nombreux pour être comptés. Prenez le temps de désencombrer vos dossiers informatisés.
La première étape consiste à supprimer tous les fichiers inutiles. Un bon endroit où commencer est votre dossier de téléchargements. S’il contient quelque chose d’important, vous pouvez supposer que vous l’avez sauvegardé au bon endroit après l’avoir téléchargé. Si ce n’est pas le cas, c’est le moment de le faire.
Ensuite, parcourez vos dossiers et supprimez tout ce qui n’est pas essentiel pour votre travail. Vous craignez d’avoir un jour besoin de ces fichiers ? Sauvegardez-les sur un disque dur ou sur le nuage, mais n’en faites pas trop. Des études récentes (référence en anglais) portent à croire que l’accumulation numérique peut être source de stress et d’anxiété, ce qui finit par nuire à votre productivité. Réfléchissez toujours à l’importance d’un fichier avant de le sauvegarder.
Si vous ne l’avez pas encore fait, organisez vos dossiers. Évitez de tout verser dans un énorme dossier. Créez des sous-dossiers et triez soigneusement vos fichiers. Cela peut prendre beaucoup de temps, mais cela en vaut la peine à long terme.
Une fois que tout est organisé, il vous sera facile de trouver les informations dont vous avez besoin. Vous passerez plus de temps à être productif et moins de temps à errer dans un labyrinthe de fichiers.
Redécorez votre espace
Une fois que vous avez organisé votre bureau, envisagez sérieusement de le redécorer. Une nouvelle couche de peinture ou l’ajout de nouvelles œuvres d’art vous aidera à vous sentir motivé.
Même si vous avez déjà des tableaux et des murs ou des meubles colorés, pensez à les déplacer ou à en ajouter de nouveaux. En modifiant l’environnement, vous vous stimulerez et vous changerez un peu votre routine.
Pensez à ce que vous aimeriez voir dans votre bureau à la maison. Des études sur la personnalisation du bureau ont démontré que les personnes qui personnalisent leur espace de travail sont plus productives. Si vous n’avez pas suffisamment d’espace pour quelques souvenirs, envisagez de faire l’acquisition d’une unité de rangement basse ou d’une bibliothèque.
Redécorer votre espace personnel est aussi essentiel à votre bien-être et à votre productivité globale. Si plusieurs de vos employés et de vos collègues doivent aussi travailler à la maison, recommandez-leur de prendre le temps de personnaliser leur espace de travail également.
Nous espérons que vous vous sentez maintenant prêt ou prête à faire le ménage du printemps du bureau à la maison et nous vous souhaitons bonne chance !
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