De grandes choses sont possibles quand votre journée commence dans un bureau bien rangé et bien organisé. Désencombrer et structurer votre espace de travail, c’est réduire le chaos et accroître la productivité !
Si vous avez du mal à accomplir certaines tâches, il est peut-être temps de jeter un coup d’œil à votre espace. L’encombrement et le désordre vous entourent-ils ? Des montagnes de documents vous submergent ? Faut-il déplacer des piles de papiers pour y accéder ?
Si vous avez répondu oui à l’une de ces questions, ou si votre manque de productivité vous frustre parce que vous perdez du temps à chercher des choses, il est probable que s’imposent la réorganisation et le rangement de votre bureau.
Mais par où commencer ?
Épurez votre bureau !
Inutile de parler conseils et solutions d’organisation tant que vous n’avez pas franchi la première étape, la plus difficile : la « purge » de vos biens ! La première chose à faire est de tout enlever avant de tout remettre en place.
Videz tout ce qui se trouve sur votre bureau, dans vos tiroirs, dans vos classeurs et sur toutes les étagères. L’étape suivante est une décision difficile : quoi conserver et quoi liquider.
Ce n’est qu’une fois que vous aurez tout sorti — oui, absolument tout ! —, tout trié et fait le grand ménage, que vous pourrez commencer à remettre les choses en place.
Décidez ce que vous gardez et ce que vous éliminez
Attendez-vous à vous poser des questions du genre : « Mais, et si j’en ai besoin plus tard ? ». Eh bien, si vous devez vous poser la question et que vous n’en avez pas eu besoin récemment, il y a de fortes chances que vous n’en aurez jamais plus besoin !
La paperasserie peut devenir lourde. Déterminez les documents essentiels, les documents urgents et les papiers qui nécessitent une attention particulière. Les documents importants méritent peut-être des dossiers distincts. Triez, organisez, datez ou jetez tout ce qui est temporaire.
Un bon conseil : utilisez une corbeille à courrier, ce système à deux plateaux. Au lieu d’empiler ou d’éparpiller des piles de projets sur votre bureau, les deux plateaux vous aideront à organiser les papiers. Le premier plateau sera destiné aux nouveaux documents qui méritent attention. L’autre contiendra les documents examinés, mais qui attendent d’être traités ou classés.
Il est important d’identifier ce qui ne vous sert plus. Bien sûr, il y aura des choses à garder « au cas où ». Mais pour éviter que l’encombrement ne revienne, vous devez adopter une stratégie pour éliminer les « cas où » qui n’en sont pas.
Utilisez un organisateur de bureau
Les organisateurs de bureau ne manquent pas en ligne, à votre papeterie locale ou dans les magasins à grandes surfaces.
En inox, en treillis, en plastique, au goût du jour ou purement pratique, un bon organisateur de bureau sera inestimable pour ranger les articles et les fournitures que vous préférez garder sur votre bureau.
Combinez styles et matériaux pour aider à garder vos objets de tous les jours organisés et à portée de la main.
Incorporez une huche pour le rangement et les accessoires
Si votre bureau est simplement trop petit ou si vous avez trop de choses à garder près de vous, songez à incorporer une huche pour vous aider à tout gérer, depuis les dossiers jusqu’aux livres en passant par les imprimantes et autres accessoires de bureau fréquemment utilisés.
Mieux encore, recherchez un bureau avec une huche, ce qui vous aidera à rester bien rangé et organisé.
Un bureau en forme de U ou de L vous permet de segmenter efficacement votre espace et votre travail. Même si passez la majeure partie de votre journée à l’ordinateur, réservez quand même une partie de votre bureau au travail non informatisé. Rangez-y les documents à étudier, les notes à prendre et votre liste de choses à faire, au lieu de créer du désordre dans l’espace informatique.
La huche offre assez d’espace de rangement pour éviter l’accumulation d’objets encombrants sur votre bureau. Elle permet aussi de garder vos documents à portée de main ; il sera plus facile que jamais de déplacer le contenu du deuxième plateau vers le classeur en quelques minutes et non après des semaines.
Nettoyez toutes les semaines votre bureau (et votre environnement)
Un moyen facile de maintenir l’ordre de votre bureau est de faire un nettoyage hebdomadaire complet.
Oui, vous avez beaucoup à faire et le nettoyage de votre bureau peut sembler une chose de plus à ajouter à la liste. Mais imaginez-vous chaque lundi matin vous asseoir à un espace de travail non seulement bien rangé, mais fraîchement nettoyé… vous en tirerez une nouvelle impression de productivité.
Envisagez de faire le ménage une fois par semaine, peut-être même toutes les deux semaines, pour vous occuper des papiers et des déchets qui se sont accumulés pendant la semaine de travail. Cette habitude crée une occasion régulière de réorganiser et d’éliminer les fournitures de bureau défectueuses (stylos à bille desséchés, par exemple), tout ce qui n’est pas à sa place dans le plateau, les dossiers mal placés et les documents qui ont commencé à s’empiler autour de votre clavier.
Effectué régulièrement, l’entretien peut être facile et rapide et rapporter un énorme rendement pour les efforts déployés.
Utilisez l’espace alternatif
Vous pourriez être surpris d’apprendre que vous trouverez peut-être d’autres espaces de rangement pour libérer la surface de votre bureau tout en gardant les articles fréquemment utilisés à portée de la main.
Fenêtre à proximité ou rentabilisation de vos murs : il y a plus de possibilités d’espace de rangement qu’il n’y paraît.
Regardez autour de vous. Y a-t-il un rebord de fenêtre inutilisé près de votre bureau ? Empilez-y vos livres préférés ou un bouquet de fleurs, placez votre boîte de courrier entrant ou même un porte-crayon pour gagner un espace précieux sur votre bureau. Si vous avez de l’espace libre sur votre mur, il existe de nombreuses façons de créer un tableau en liège ou un tableau noir pour y mettre des notes de service et d’autres éléments qui peuvent rapidement encombrer votre bureau.
Améliorez l’agencement de votre bureau
Pour des raisons de confort, de santé et de productivité, il est essentiel de disposer correctement les éléments de votre bureau.
L’ergonomie étudie la façon d’assurer la productivité dans votre espace de travail. Il importe avant tout de disposer votre chaise, votre bureau et votre ordinateur pour vous asseoir correctement.
Par exemple, votre moniteur devrait être devant vous à la hauteur des yeux et à environ 43 cm de votre corps. Il devrait être incliné, de sorte que le bord supérieur soit à hauteur des yeux et à environ 50 cm de votre visage.
Gardez votre souris et votre clavier aussi près que possible l’un de l’autre afin de ne pas avoir à vous étirer. Également, réglez la hauteur de votre chaise, de sorte que vos coudes se plient à un angle de 90 degrés pendant la frappe.
Placez les articles fréquemment utilisés, comme le téléphone ou les fournitures, sur votre côté dominant pour éviter d’avoir à les faire passer d’un côté à l’autre.
Attachez vos câbles
L’encombrement, le désordre et la désorganisation ne se limitent pas à votre bureau. Cela s’applique aussi à ce qu’il y a sous, derrière et à côté de votre ordinateur et de votre espace de travail.
La vue d’un enchevêtrement de fils vous distraira.
Pour minimiser l’encombrement électronique et les distractions que cet enchevêtrement peut créer, il suffit de fixer les fils et les câbles avec des attaches en plastique (les fameux tie wraps). Ainsi réunis, ces cordons peuvent maintenant être rangés à l’abri des regards.
Prévoyez une station de recharge dédiée
Une station de recharge dédiée cachée dans un tiroir de bureau pour votre téléphone, votre tablette, vos piles de secours, vos écouteurs, etc., c’est génial.
Si ce n’est pas possible, placez une borne de recharge à plusieurs ports USB derrière votre moniteur ou sur une étagère éloignée, et ce, pour garder tous vos dispositifs électroniques à charger en un seul et même endroit.
Rangez avant de partir
L’une des façons les plus simples de vous assurer que votre bureau est confortable et productif est d’utiliser les cinq dernières minutes de votre journée pour gérer ce qui s’est accumulé au cours de la journée.
Vous n’avez pas nécessairement besoin de nettoyer tous les soirs votre écran avec une solution spéciale, mais un simple nettoyage des tasses à café, de votre boîte à lunch, de toute paperasse et des documents non organisés vous aidera à partir l’esprit tranquille.
Laisser un bureau bien rangé est une façon consciente et zen de quitter le travail, sans parler d’une façon agréable de commencer la journée du lendemain !
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